Sie möchten Ihre Files stets am neuesten Stand halten? Versions-Wirrwarr und unbeabsichtigte Überschreibungen verhindern?
Mit unserem Filemanagement ist dies kein Problem. Alle Dokumente werden im Archiv gespeichert, können jederzeit überarbeitet werden und werden erst nach Prüfung und Freigabe über- und als neueste Version abgespeichert. So behalten Sie stets den Überblick über alle Ihre Dokumente.
Mithilfe einer Grundsatzstruktur können alle Ihre Dokumente in passenden Ordnern für die Abteilungen abgelegt werden. Innerhalb der Ordner wird automatisch eine Ordnerstruktur angelegt, sodass alle Unterlagen jederzeit gut auffindbar sind. Natürlich können die vorgefertigten Ablageordner adaptiert oder erweitert werden. So kann das Dokumentenmanagement immer an die gegebenen Anforderungen angepasst werden.
Um nur die zuständigen Personen auf für sie bestimmte Ordner zugreifen zu lassen und Datenschutzmaßnahmen weitestgehend umzusetzen, können alle Zugriffsrechte aus Administrator-Position verwaltet werden. So kommt jeder zu den für ihn relevanten Dokumenten, aber auch NUR zu diesen.
Um Überschreibungen und eine Verwirrung aufgrund von zu vielen exisitierenden Versionen eines Dokuments zu verhindern, sorgt unser Workflowmanagement dafür, dass ein Dokument in der Bearbeitung zwischengespeichert werden kann, ohne bisherige Versionen zu überschreiben. Ist die Bearbeitung abgeschlossen, so wird das Dokument freigegeben. Von oberer Stelle wird es dann geprüft und erneut freigegeben, um in den zugehörigen Ordnern als aktuellste Version abgespeichert zu werden. Auf alle älteren und vorhergegangenen Versionen kann jederzeit im Archiv zugegriffen werden.
